Dane o firmie do porównania przed zapytaniem ofertowym

Co warto porównać, zanim wyślesz zapytanie ofertowe

Przed wysłaniem zapytania ofertowego porównaj pięć obszarów: tożsamość i formę prawną, zakres działalności, reprezentację, zdolność do wykonania zamówienia (osoby, uprawnienia) oraz sytuację ekonomiczną i finansową. To te same wymiary, które w zamówieniach publicznych odpowiadają warunkom udziału w postępowaniu. Wielkopolski Fundusz Rozwoju wskazuje, że mogą dotyczyć kompetencji lub uprawnień wykonawców, ich sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający określa je jako minimalne poziomy zdolności wraz ze środkami dowodowymi.

Kolejność ma znaczenie praktyczne. Najpierw forma prawna, bo wskazuje rejestr. Potem przedmiot działalności wobec przedmiotu zapytania. Na końcu dane o osobach, uprawnieniach i kondycji finansowej. Jeśli firma nie przejdzie pierwszego etapu, nie zbieraj danych o jej pracownikach. Oszczędzasz pracę i ograniczasz przetwarzanie danych osobowych.

Zestawienie danych przed wysyłką daje jeszcze jedną korzyść: odpowiedzi wracają w porównywalnym formacie. Zapytanie do firm o nieustalonej formie prawnej, niejasnej reprezentacji i bez wskazania osób realizujących zamówienie zwraca oferty, których nie da się rzetelnie zestawić.

Porównanie kluczowych kryteriów przed zapytaniem ofertowym

Dane rejestrowe: NIP, REGON, KRS i forma prawna

Punktem wyjścia jest forma prawna, bo od niej zależy rejestr. CEIDG obejmuje jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólników spółek cywilnych. KRS dotyczy spółek handlowych — kapitałowych i osobowych, np. jawnych — a także fundacji i stowarzyszeń. Wyszukiwanie w obu rejestrach jest darmowe i dostępne dla każdego. Wyszukiwarka firm na biznes.gov.pl przeszukuje CEIDG i KRS; rejestr można wybrać.

W CEIDG podmiot znajdziesz po NIP, REGON albo imieniu i nazwisku właściciela. Spółka cywilna nie ma tam własnego wpisu — w CEIDG sprawdzasz oddzielnie każdego wspólnika. CEIDG nie zawiera informacji o spółkach kapitałowych, więc dla sp. z o.o. czy spółki akcyjnej ten rejestr nic nie da. We wpisie CEIDG znajdziesz m.in. NIP, REGON, NIP i REGON spółki cywilnej, numer KRS, rodzaj działalności (kod PKD) oraz nazwę firmy. Te pola pozwalają wychwycić duplikaty i podmioty powiązane jeszcze przed wysłaniem zapytania.

Dla spółek właściwym źródłem jest KRS: znajdziesz tam dane o zarządzie, prokurentach i sposobie reprezentacji. W e-KRS, wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości, pobierzesz bezpłatny odpis aktualny. Zawiera on m.in. dane o kapitale zakładowym, ewentualnym otwarciu likwidacji oraz — jeśli je wpisano — informacje o zaległościach podatkowych. Przy każdym kandydacie zapisz datę i źródło pobrania odpisu — dane rejestrowe się zmieniają, a porównanie na odpisie sprzed kilku miesięcy może prowadzić do błędnych wniosków.

Kluczowe dane rejestrowe do weryfikacji firmy

Zalety i ryzyka korzystania z danych z rejestrów publicznych

Zakres działalności i kody PKD

Kod PKD to jedno z pól wpisu w CEIDG. Praktyczne porównanie: wypisz kody PKD każdego kandydata (główne i dodatkowe) i zestaw je z przedmiotem zapytania. Jeśli zamówienie obejmuje kilka zakresów — np. dostawę i montaż — porównuj je osobno, bo jeden kod główny może pokrywać tylko część zamówienia.

Kod PKD nie dowodzi uprawnień. Jak wskazuje Monitor Zamówień Publicznych, wymaganie kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej stosuje się tylko wtedy, gdy wynika to z odrębnych przepisów. Zgodność PKD z przedmiotem zapytania nie mówi więc, czy firma ma wymagane koncesje, licencje lub uprawnienia branżowe — te sprawdź osobno w kolejnym kroku.

Niezgodność PKD to sygnał, nie wyrok. Zapytaj wykonawcę, czy zakres objęty zapytaniem mieści się w jego działalności i na jakiej podstawie zamierza go zrealizować. Dopiero brak przekonującej odpowiedzi uzasadnia skreślenie firmy z listy adresatów.

Reprezentacja, zarząd i osoby, które wykonają zamówienie

Zanim wyślesz zapytanie, ustal, kto może skutecznie podpisać ofertę i umowę. Dane o zarządzie, prokurentach i sposobie reprezentacji ujawnia KRS. Przy każdym kandydacie porównaj skład organów oraz to, czy reprezentacja jest samodzielna, czy łączna. Jeśli ofertę podpisuje osoba spoza zarządu, potrzebne jest pełnomocnictwo — jego zakres warto znać przed podpisaniem umowy, nie po.

Drugi zestaw danych dotyczy osób, które faktycznie wykonają zamówienie. Wzór daje prawo zamówień publicznych. Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych zamawiający może — w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług — żądać wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia. W szczególności chodzi o osoby odpowiedzialne za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi. W wykazie można wymagać informacji o kwalifikacjach zawodowych tych osób, ich uprawnieniach, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnych do wykonania zamówienia. Można też wymagać zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz podstawy dysponowania nimi.

Nawet jeśli zapytanie nie jest prowadzone w trybie ustawy o zamówieniach publicznych, ten wykaz to dobry wzór do porównania. Dwie firmy z identycznym PKD mogą różnić się tym, czy mają osobę z wymaganym uprawnieniem i jakie czynności ta osoba wykona. Bez takiego zestawienia porównujesz deklaracje, a nie realną zdolność do realizacji.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa kontrahenta

Z odpisu aktualnego z KRS odczytasz kapitał zakładowy i informację o ewentualnym otwarciu likwidacji. W odpisie mogą też widnieć adnotacje o zaległościach podatkowych, o ile je wpisano. To źródło konkretnych, ale niekompletnych danych. Brak wpisu nie oznacza braku problemów, bo rejestry nie pokazują pełnej kondycji finansowej firmy. Wniosek z odpisu ogranicz do tego, co w nim zapisano — bez domysłów w żadną stronę.

Ustal też, czy kandydat spełnia wymagania sam, czy opiera się na zasobach innych podmiotów. Jak wskazuje Monitor Zamówień Publicznych, wykonawca może — w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części — polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów. Może też polegać na ich sytuacji ekonomicznej lub finansowej, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Nie obejmuje to jednak kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej. Dla porównania oznacza to pytanie, które warunki kandydat pokrywa własnymi zasobami, a które podmiotem trzecim.

Firma prowadzona jako jednoosobowa działalność nie ma odpisu KRS, więc pola: kapitał zakładowy, likwidacja, zaległości — pozostaną puste. Zapisz to jako brak danych, nie wynik negatywny, i oprzyj ocenę na pozostałych polach tabeli.

Uprawnienia, certyfikaty i doświadczenie

Zakres wymaganych uprawnień wyznacza przedmiot zamówienia. Tam, gdzie prowadzenie działalności zawodowej regulują odrębne przepisy, wymaganie kompetencji lub uprawnień do jej prowadzenia stosuje się właśnie z mocy tych przepisów — wskazuje na to Monitor Zamówień Publicznych. W zapytaniu wymieniaj konkretne uprawnienia dla danego zakresu, a nie ogólny wymóg „posiadania niezbędnych kwalifikacji”, który zwraca nieporównywalne odpowiedzi.

Sposób dokumentowania uprawnień ustal już na etapie zapytania. Portal ZP publikuje pytanie czytelnika, czy zamawiający może żądać wykazu osób wraz z uprawnieniami potwierdzonymi certyfikatem lub legitymacją, czy wystarczy wykaz z numerem legitymacji. To pokazuje, że bez określenia tego w zapytaniu odpowiedzi przyjdą w różnych formatach i trudno będzie je zestawić.

Rozdziel uprawnienia firmy od uprawnień osób — bywają mieszane. Certyfikat systemowy lub branżowy przedsiębiorstwa to inna informacja niż legitymacja konkretnego specjalisty skierowanego do tego zamówienia. W tabeli zapisuj je w osobnych kolumnach, bo odpowiadają na różne pytania: czy firma może prowadzić dany zakres działalności i czy ma kim go wykonać.

Doświadczenie porównuj po konkretach: zakres zrealizowanych zamówień o podobnym charakterze i skali, rola wykonawcy oraz data realizacji. Bez tych trzech elementów „doświadczenie” z odpowiedzi na zapytanie nie da się porównać między oferentami.

Sygnały ostrzegawcze w danych firmowych

Sygnały rejestrowe: brak wpisu w CEIDG lub KRS przy deklarowanej formie prawnej. Dane w ofercie niezgodne z odpisem — nazwa, NIP, REGON, adres, skład organów. Wpis o otwarciu likwidacji w odpisie. Zaległości podatkowe ujawnione w rejestrze. Kod PKD niepokrywający przedmiotu zapytania i brak wyjaśnienia wykonawcy.

Sygnały dotyczące zdolności do wykonania zamówienia: brak wskazania osób skierowanych do realizacji. Równie poważne jest wskazanie ich bez wymaganych uprawnień. Brak informacji o podstawie dysponowania nimi — umowa o pracę, podwykonawstwo, inna podstawa. Niejasna reprezentacja: nie wiadomo, kto może podpisać ofertę lub umowę ani czy potrzebne są podpisy dwóch osób.

Osobno traktuj poleganie na podmiocie trzecim. Jeśli kandydat deklaruje wsparcie w zakresie, w którym takie poleganie nie jest możliwe (zob. sekcja o sytuacji ekonomicznej i finansowej), to sygnał, że nie spełnia wymogu samodzielnie.

Tabela do porównania firm przed zapytaniem ofertowym

Ustaw kolumny tak, by każda odpowiadała jednemu pytaniu weryfikacyjnemu. 1) nazwa i forma prawna. 2) NIP, REGON, numer KRS — albo informacja, że podmiot nie ma wpisu w KRS. 3) rejestr, z którego pobrano dane, i data pobrania odpisu. 4) kody PKD — główny i dodatkowe — zestawione z przedmiotem zapytania. 5) reprezentacja: skład zarządu, prokurenci, sposób reprezentacji (samodzielna/łączna).

6. osoby skierowane do realizacji zamówienia z uprawnieniami, doświadczeniem, zakresem czynności i podstawą dysponowania. 7) kapitał zakładowy. 8) wpisy o likwidacji i zaległościach podatkowych. 9) poleganie na podmiotach trzecich i jego zakres. 10) status weryfikacji: spełnia / do wyjaśnienia / odpada.

Prowadź kolumnę źródła przy każdej informacji wrażliwej na zmianę — data odpisu decyduje, czy dane są aktualne. Wiersz to jedna firma, nie jedna odpowiedź na zapytanie, żeby ten sam podmiot nie pojawił się dwa razy pod różnymi nazwami.

Status „do wyjaśnienia” jest równie potrzebny jak dwa pozostałe. Większość braków — nieaktualny odpis, brak wskazania osób, kod PKD poza zakresem — rozstrzygniesz jednym pytaniem wysłanym przed zapytaniem ofertowym. Tabela ma nie tylko odrzucać wykonawców, ale też porządkować pytania, które do nich wyślesz.

Krok po kroku: weryfikacja firmy przed zapytaniem ofertowym

Granice weryfikacji i ochrona danych osobowych

Dane z rejestrów są jawne, ale wykaz osób dotyczy już osób fizycznych. Komentarz UZP do art. 19 Prawa zamówień publicznych o ochronie danych osobowych wskazuje, że do przetwarzania danych osobowych przez zamawiających w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursach nie znajduje zastosowania określony przepis. Dlatego zbieraj tylko dane osób niezbędne do porównania i wcześniej ustal cel oraz zakres ich przetwarzania.

Ogranicz zbierane pola do tych, które faktycznie porównujesz: imię i nazwisko, stanowisko lub rola przy zamówieniu, uprawnienia i ich numer, doświadczenie, zakres czynności, podstawa dysponowania. Zrezygnuj z tego, czego nie wykorzystasz w tabeli — kopii dokumentów tożsamości, prywatnych danych kontaktowych, informacji o sytuacji rodzinnej czy numerów PESEL.

Przed zbieraniem ustal: kto odpowiada za dane, gdzie są przechowywane, jak długo i w jaki sposób zostaną usunięte po zakończeniu porównania. Kandydatom przekaż krótką informację, w jakim celu i zakresie zbierasz ich dane oraz komu zostaną udostępnione. Jeśli dane są przekazywane dalej — np. do działu zakupów albo zewnętrznego doradcy — musi to wynikać z tego samego celu i zakresu.

Praktyczna checklista przed wysłaniem zapytania

Przed wysłaniem zapytania przejdź po wierszach tabeli z poprzedniej sekcji i sprawdź, czy dla każdej firmy wypełnione są wszystkie kolumny. Zwróć uwagę na kolumnę źródła i datę pobrania odpisu: bez nich porównanie może opierać się na nieaktualnych danych.

Zamknij checklistę trzema pozycjami porządkującymi: lista pytań do kandydatów ze statusem „do wyjaśnienia”, lista firm odrzuconych wraz z powodem (żeby nie wracały przy kolejnym zapytaniu) oraz informacja, gdzie i jak długo przechowujesz zebrane dane.

Checklista weryfikacyjna przed wysłaniem zapytania ofertowego