Zapytania ofertowe i przetargi: od specyfikacji do wyboru dostawcy

Zapytanie ofertowe a przetarg publiczny – podstawowe pojęcia

Zapytanie ofertowe zaprasza dostawców do złożenia oferty na określony produkt lub usługę. Spotyka się też angielskie skróty RFP, RFI i RFQ.

Zamówienie publiczne to odpłatna umowa zawierana na piśmie przez zamawiającego z wykonawcą, dotycząca robót budowlanych, dostaw lub usług. Podstawowym aktem regulującym postępowania jest Prawo zamówień publicznych (PZP) z 11 września 2019 r., którego przepisy stanowią główny filar systemu od 2021 r.

Zamawiającymi są między innymi jednostki sektora finansów publicznych oraz administracja rządowa i samorządowa. Wykonawcą lub oferentem może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna.

Droga wykonawcy prowadzi od wyszukania ogłoszenia i analizy SWZ przez sprawdzenie warunków udziału oraz przygotowanie i elektroniczne złożenie oferty do oceny według wskazanych kryteriów. W postępowaniu mogą pojawić się też pytania i wyjaśnienia, JEDZ albo oświadczenia oraz umowa.

Gdzie znaleźć ogłoszenie i jak czytać specyfikację?

Informacje o przetargu są publicznie dostępne, a postępowanie rozpoczyna się od ogłoszenia o zamówieniu. Ogłoszenie wskazuje, że postępowanie zostało wszczęte, i informuje o zasadach jego prowadzenia.

Ogłoszeń można szukać w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), w wyszukiwarce pod adresem searchbzp.uzp.gov.pl, oraz na platformie e-Zamówienia. Dostępne są też komercyjne wyszukiwarki; niektóre przeszukują BZP i TED.

W całym kraju każdego dnia pojawiają się setki nowych przetargów, a liczba ogłoszeń nierzadko przekracza tysiąc. Zamówienia publiczne mogą być źródłem nowych klientów zarówno dla dużych, jak i małych firm.

Po znalezieniu ogłoszenia wykonawca analizuje Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ). Dokument określa między innymi warunki udziału i terminy zadawania pytań, dlatego należy sprawdzić go przed decyzją o złożeniu oferty.

Zasady, które obowiązują od ogłoszenia do wyboru

PZP opiera postępowanie na uczciwej konkurencji, równym traktowaniu wykonawców, bezstronności i obiektywizmie, jawności, legalizmie oraz pisemności. Przewiduje też pierwszeństwo trybów przetargowych.

Wszyscy wykonawcy powinni być traktowani równo i niedyskryminacyjnie. Zamawiający ma przestrzegać przejrzystości i proporcjonalności oraz zapewnić wolną konkurencję.

Jawność nie oznacza ujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający nie ujawnia informacji przekazanych przez wykonawcę i oznaczonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przy składaniu oferty.

Wstępne konsultacje rynkowe – przygotowanie wymagań przed ogłoszeniem

Zamawiający może przed wszczęciem postępowania przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe, o których mowa w art. 84 PZP. Ich elementem jest poinformowanie wykonawców o planach i wymaganiach zamawiającego.

Zamawiający informuje na swojej stronie internetowej o zamiarze przeprowadzenia konsultacji i ich przedmiocie. Sam ustala regulamin i harmonogram, a informacja o przeprowadzonych konsultacjach powinna znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu.

Konsultacje mogą mieć formę spotkań albo pisemnych odpowiedzi rynku na wskazane zagadnienia. Zamawiający może skorzystać z wiedzy ekspertów, władzy publicznej i wykonawców.

Uzyskane informacje mogą służyć planowaniu, przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania. Wykonawca może w ten sposób zgłosić uwagi do wymagań, zanim staną się wiążące.

Jak skonstruować zapytanie ofertowe i odpowiadać na nie?

Od 2026 r. próg stosowania PZP wynosi 170 000 zł netto. Przy zamówieniu o wartości poniżej tej kwoty zamawiający może kupić usługę lub towar na podstawie prostego zapytania ofertowego.

Przejrzyste zapytanie może wskazywać, czego zamawiający potrzebuje, w jakiej ilości i gdzie ma być wykonana usługa, a także określać termin realizacji. Warto podać sposób i miejsce złożenia oferty, dane oferenta, cenę oraz kryteria wyboru.

Praktyczny układ zapytania może obejmować opis przedmiotu, termin wykonania, sposób przekazania oferty, dane wykonawcy i oferowaną cenę. W przykładzie zapytania wskazano między innymi nazwę i adres wykonawcy, cenę brutto oraz termin wykonania usługi.

Zapytanie można przekazać faksem, listem poleconym, pocztą kurierską, drogą elektroniczną albo osobiście. Wykonawcy mogą zadawać pytania, a zamawiający przekazuje treść pytań i wyjaśnienia bez ujawniania, kto zadał pytanie.

Zalety i wady zapytania ofertowego w porównaniu do przetargu

Tryby postępowania: od przetargu nieograniczonego po negocjacje

Tryb podstawowy występuje w dwóch wariantach: bez negocjacji oraz z możliwością negocjacji, jeśli zamawiający ją przewidział. Przetarg nieograniczony reguluje art. 132–139 PZP; stosuje się także między innymi przetarg ograniczony, dialog konkurencyjny i negocjacje.

W latach 2026–2027 unijny próg dla zamówień klasycznych na roboty budowlane wynosi 5 404 000 euro, czyli 23 291 240 zł. Dla dostaw i usług próg wynosi 140 000 euro (603 400 zł) w przypadku administracji centralnej oraz 216 000 euro (930 960 zł) dla zamawiających publicznych poniżej szczebla centralnego.

Próg dla usług społecznych i innych szczególnych usług zamawianych przez zamawiających publicznych wynosi 750 000 euro, czyli 3 232 500 zł. Wartości progów oraz ich równowartości w złotych obowiązują w latach 2026–2027.

Wartość zamówienia decyduje o stosowanych procedurach, ogłoszeniach i poziomie formalności. W postępowaniach między progiem krajowym a unijnym wykonawca może spotkać się z wymaganiem złożenia JEDZ albo oświadczenia.

Ocena ofert i wybór dostawcy: kryteria, wykluczenia, odrzucenie

Zamawiający ocenia oferty według kryteriów wskazanych w postępowaniu. Mogą one uwzględniać najlepszą relację jakości do ceny lub kosztu, dlatego cena nie musi być jedynym kryterium.

Poza ceną kryteriami mogą być elementy jakościowe, na przykład doświadczenie i gwarancja. Wykonawca powinien sprawdzić w SWZ, jakie kryteria zastosowano i jak będą oceniane oferty.

PZP określa przesłanki wykluczenia wykonawcy i odrzucenia oferty, a także podstawy unieważnienia postępowania. Dopiero po ocenie ofert zamawiający wybiera wykonawcę i zawiera umowę.

Umowa w sprawie zamówienia publicznego ma obowiązkowy zakres postanowień. PZP przewiduje zasadę współdziałania stron oraz katalog niedozwolonych klauzul umownych.

W postępowaniach poniżej progów unijnych przewidziano możliwość zaskarżenia czynności lub zaniechania zamawiającego. Od wyroku Sądu Okręgowego przysługuje skarga kasacyjna.

Przygotowanie firmy do startu: warunki udziału i bariery

Przed rozpoczęciem pracy nad ofertą wykonawca sprawdza warunki udziału określone najczęściej w SWZ. Jeśli firma ich nie spełnia, nie ma podstaw do dalszego przygotowywania oferty.

Trzeba też sprawdzić, czy wobec firmy zachodzą przesłanki wykluczenia określone w PZP. Podmioty wykluczone nie mogą brać udziału w przetargu publicznym.

Postępowania publiczne są w pełni elektroniczne, więc ofertę i wymagane dokumenty składa się drogą elektroniczną, między innymi na platformie e-Zamówienia. W zależności od postępowania dokumentacja może obejmować JEDZ albo oświadczenia.